Cómo Optimizar Reuniones Interminables y Ser Productivo

Estamos en medio de una epidemia de reuniones. Los ejecutivos ahora pasan un promedio de 23 horas a la semana en reuniones, con un 71 por ciento reportando que esas reuniones son generalmente improductivas e ineficientes.

A pesar de sus inconvenientes, las reuniones siguen siendo una parte integral de cualquier lugar de trabajo moderno. El aumento de los silos de oficinas y de los trabajadores remotos hace que los controles regulares sean una necesidad absoluta para mantener a todos en la misma página. Las reuniones no van a desaparecer pronto, así que ¿cómo podemos trabajar para reducir el tiempo y la pérdida de productividad?

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Desafortunadamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta. Aunque es imposible dar un solo paso para eliminar el desperdicio de reuniones, puede empezar a considerar sus reuniones no como rutinas, sino como una inversión. En lugar de planificar y asistir regularmente a las reuniones de forma desconsiderada, piense de antemano en cómo puede obtener el mayor retorno de la inversión en el tiempo que pasa reuniéndose con otras personas de forma efectiva.

Si desea poner fin a las interminables reuniones y comenzar a tener reuniones productivas en su lugar de trabajo, aquí tiene algunos puntos de partida:

Contenido
  1. 1. Optimice sus reuniones con antelación
  2. 2. Haz que tus reuniones sean democráticas
  3. 3. Invite a las personas adecuadas
  4. 4. Use herramientas digitales

1. Optimice sus reuniones con antelación

La causa principal de la sobrecarga de reuniones no son los hábitos arraigados o la mala política de la oficina; son las malas reuniones. La mayoría de las reuniones comienzan sin ningún orden del día del que hablar, y las reuniones sin dirección apenas son reuniones.

Una reunión que no logra nada está obligada a conducir simplemente a más reuniones en el futuro. Puede poner fin a este ciclo programando reuniones valiosas y productivas para su equipo.

Empiece por centrarse en el propósito de una reunión. Cada reunión que usted tenga debe ser necesaria para su éxito, así como para el éxito de su negocio y de sus empleados. Además, es probable que las reuniones que cubren demasiados temas o áreas sobrepasen el tiempo planificado y alienen a los participantes.

Recuerde, las reuniones productivas sólo duran el tiempo que sea absolutamente necesario. Para entrenarse para acortar las reuniones, puede utilizar herramientas como "reuniones rápidas" si desea obtener más información sobre google calendar. Esto le permite acortar automáticamente sus reuniones programadas en cinco minutos para que tenga tiempo de hacer las cosas entre reuniones.

2. Haz que tus reuniones sean democráticas

¿Quién programa las reuniones en una oficina? Por lo general, son los ejecutivos y la alta dirección quienes convocan las reuniones y fijan sus agendas. Si bien es importante que los responsables transmitan sus directivas a otros empleados, las reuniones que vienen directamente de arriba no van a ser muy atractivas para todos los demás.

En cambio, trate de planear algunas reuniones desde el principio. Decidir sobre una dirección o un tema general para una reunión antes de pedir inquietudes o preguntas de sus empleados es muy importante para mantener a la gente involucrada en las reuniones, y la participación en las reuniones es una de las mejores maneras de mantener las reuniones cortas pero significativas. Incluso algo tan simple como una encuesta anónima de Google puede dar a los asistentes la libertad de hacer oír su voz.

3. Invite a las personas adecuadas

Todos hemos estado allí - sentados en una reunión y preguntándonos en silencio por qué estamos allí en primer lugar. Cada minuto que alguien pasa en una reunión a la que no pertenece es un minuto desperdiciado, e incluso tiene el potencial de reducir la eficiencia de la reunión misma".

Una manera de averiguar quién pertenece a una reunión - y quién no - es volver al enfoque de la reunión. Con el tema de la reunión en mente, piense en quiénes se beneficiarían directamente al escuchar el tema discutido o tendrían algo significativo que agregar a la discusión.

Sin embargo, la asistencia a las reuniones es bidireccional. Si, al decidir sobre la composición de su próxima reunión, deja fuera a alguien que debería haber estado allí, se podría perder una cantidad significativa de tiempo tratando de ponerse al día con esa persona.

Asegúrese de pensar un poco fuera de lo común cuando se trata de quién pertenece realmente a una reunión. Si su equipo de diseño se está reuniendo, por ejemplo, probablemente sería mejor que un gerente de producto y un ingeniero de software se sentaran para asegurarse de que todo lo que se discuta también esté en línea con los objetivos de otros equipos. Las tendencias parecen apoyar esta teoría. La lista de invitados correcta para una reunión ahora podría salvar varias reuniones futuras más adelante.

4. Use herramientas digitales

La tecnología como la videoconferencia ha hecho que las reuniones sean más fáciles que nunca, independientemente de dónde estén los participantes o de lo que estén haciendo. La proliferación de la tecnología también ha producido una nueva ola de aplicaciones que hacen cada vez más posible reducir drásticamente el número de reuniones en su oficina.

Las plataformas de comunicación como Slack le permiten crear canales separados para que la gente chatee. Para algunas de sus reuniones, considere la posibilidad de crear un canal Slack dedicado a ese tema en lugar de organizar una reunión en persona. Haga las preguntas pertinentes que desee responder o inicie una discusión. Observe como se lleva a cabo una reunión digital sin que nadie tenga que dejar de trabajar.

Otras aplicaciones de colaboración como Trello permiten que todos vean exactamente en lo que todos están trabajando, eliminando la necesidad de reuniones de registro constantes. Si hay un cierto tipo de reunión que desea reducir, busque un software que pueda transferir la función de esa reunión a un espacio digital.

Las malas reuniones están consumiendo los ingresos de la compañía en todo el mundo, por lo que es importante hacer todo lo posible para tener el calendario de reuniones de su oficina bajo control. Al pensar en las reuniones como activos para su negocio, usted puede aprovechar al máximo uno de los pasatiempos favoritos de las empresas en Estados Unidos.

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